Инвентаризация ОС (ЕПС)

Инвентаризация проводится для фиксации фактического наличия объектов основных средств, проверки соответствия данных учета в количественном, стоимостном выражении и последующем отражении в учете принятия обнаруженных объектов ОС и (или) выбытия не обнаруженных.

Сроки, порядок проведения, объекты инвентаризации, определяются экономическим субъектом самостоятельно.

В подсистеме «Ортикон.НФО», регистрация данных инвентаризации ОС производится при помощи документа «Инвентаризация ОС (ЕПС)».

На текущий момент, для доступа к форме списка документов «Инвентаризация ОС (ЕПС)», используется меню командного интерфейса «Управление инвестициями (ЕПС)» -> «Инвентаризация ОС (ЕПС)»:

Для создания нового документа инвентаризации, используется опция «Создать» на форме списка:

На форме документа «Инвентаризация ОС (ЕПС)», обязательными для заполнения являются следующие реквизиты:

• Организация;

• Местонахождение – есть возможность указать подразделение организации, в котором производится инвентаризация ОС, подбором элемента из справочника «Подразделения»;

• МОЛ – имеется возможность указать материально ответственное лицо объектов инвентаризации, подбором элемента из формы списка справочника «Физические лица».

Кроме этого, необходимо заполнить данные на трех закладках – «Основные средства», «Проведение инвентаризации», «инвентаризационная комиссия».

На закладке «Инвентаризационная комиссия» заполнение табличной части производится подбором элементов из справочника «Физические лица» - при использовании кнопок «Добавить», «Подбор»:

На закладке «Проведение инвентаризации» необходимо заполнить следующие данные:

• Период проведения инвентаризации, например, с 01.01…. по 31.12….;

• Данные документа, на основании которого производится инвентаризация – вид, номер, дата;

• Причина инвентаризации.

На закладке «Основные средства» имеются три кнопки – «Добавить», «Заполнить», «Подбор».

Кнопки «Добавить» и «Подбор» служат для заполнения табличной части вручную.

При использовании опции «Заполнить», система автоматически заполняет табличную часть имеющимися в наличии (по данным системы) в указанной организации и подразделении (реквизиты документа «Организация», «Местонахождение ОС»), объектами ОС. Признак «Наличие по данным учета» для таких объектов также устанавливается автоматически.

Ответственному за проведение инвентаризации лицу (лицам), необходимо проверить фактическое наличие объектов и соответствие их стоимостного выражения данным системы (используется опция «Заполнить»).

В системе предусмотрены следующие сценарии результатов инвентаризации:

I. Полное соответствие фактической стоимости и фактического количества объектов ОС данным системы. В этом случае, в колонке «Фактическое наличие», проставляются галочки. Документ не производит записей по регистрам учета системы.

II. В системе выявлены излишки (неучтенные объекты ОС).

В этом случае, табличная часть «Основные средства» документа «Инвентаризация ОС (ЕПС)» заполняется вручную и содержит только признак «Фактическое наличие».

Для отражения в учете выявленных при инвентаризации имущества неучтенных объектов основных средств, согласно Положению Банка России от 22 сентября 2015 г. N 492-П (далее, «Положение N 492-П»), осуществляются бухгалтерские записи: в сумме справедливой стоимости выявленных неучтенных объектов основных средств, Дебет счета N 60415 "Вложения в сооружение (строительство), создание (изготовление) и приобретение основных средств" Кредит счета N 71801 "Доходы, связанные с операциями по обеспечению деятельности" (в ОФР по символу "Доходы от оприходования излишков имущества" подраздела "Прочие доходы, связанные с операциями по обеспечению деятельности некредитной финансовой организации").

Для формирования данной проводки, пользователь системы может создать ручную операцию (ЕПС), или, для того чтобы запись в бухгалтерском регистре (ЕПС) формировалась автоматически, при проведении документа «Инвентаризация ОС», в системе нужно прописать соответствующие правила формирования проводок ЕПС.

Рассмотрим пример регистрации в системе неучтенного объекта ОС:

1) Прописываются правила формирования проводки Дт 60901 Кт 71801 для неучтенных объектов НМА.

1.1) В правиле, формирующем запись по Дт 609.01 нужно:

А) Указать источник – в нашем случае, это табличная часть «НМА» документа «Инвентаризация НМА (ЕПС)»;

Б) Указать вид движения (в примере это «Дебет»);

В) Указать владельца – в нашем случае, это «Основное средство»;

Г) Подбором элемента «Счет учета» из формы «План счетов ЕПС», указать счет, на котором будет сформирована бухгалтерская запись – «604.15»;

Д) Прописать фильтр отбора данных для формирования проводки – с учетом значений колонок табличной части «Основные средства» документа «Инвентаризация ОС (ЕПС)»:

- «Наличие по данным учета» = «Нет»;

- «Фактическое наличие» = «Да».

Е) Указать данные для заполнения реквизитов формируемой проводки – «Подразделение», «Стоимость».

1.2) В правиле, формирующем запись по Кт 718.01 нужно:

А) Указать источник – в нашем случае, это табличная часть «Основные средства» документа «Инвентаризация ОС (ЕПС)»;

Б) Указать вид движения (в примере это «Кредит»);

В) Подбором элемента «Счет учета» из формы «План счетов ЕПС», указать счет, на котором будет сформирована бухгалтерская запись – «708.01»;

Г) Прописать фильтр отбора данных для формирования проводки – с учетом значений колонок табличной части «Основные средства» документа «Инвентаризация ОС (ЕПС)»:

- «Наличие по данным учета» = «Нет»;

- «Фактическое наличие» = «Да».

Д) На закладке «Реквизит «Лицевого счета» указать данные для формирования лицевого счета («Символ ОФР» = «54404 - доходы от оприходования излишков имущества»);

Е) На закладке «Данные проводки (НФО)» указать данные для заполнения реквизитов формируемой проводки – «Подразделение», «Стоимость».

2) Сформировать документ «Инвентаризация ОС (ЕПС)». Табличную часть «Основные средства» заполнить вручную, установив реквизиты «Наличие по данным учета» = «Нет», «Фактическое наличие» = «Да».

При проведении, данный документ сформирует описанную в правилах формирования проводок запись по регистру бухгалтерии ЕПС – Дт 604.15 Кт 718.01:

3) Если нет необходимости (возможности) создания в системе правил формирования проводок при регистрации в системе излишков ОС, запись по регистру ЕПС «Дт 604.15 Кт 718.01», формируется при помощи ручной операции (ЕПС).

4) Если неучтенный объект ОС готов к использованию (или используется на дату выявления при инвентаризации неучтенного объекта), после фиксации наличия этого объекта в системе документом «Инвентаризация ОС (ЕПС)», нужно зафиксировать в системе факт принятия к учету ОС.

III. Если причинами возникновения излишков являются выявленные в ходе инвентаризации ошибки в бухгалтерском учете, в сумме документально подтвержденных ранее произведенных затрат, тогда, согласно Положению N 492-П, производятся записи Дебет счета N 60415 "Вложения в сооружение (строительство), создание (изготовление) и приобретение основных средств" Кредит счета N 60322 "Расчеты с прочими кредиторами".

Для регистрации в системе данного факта, нужно:

1) В документе «Инвентаризация ОС (ЕПС)» в колонке «Стоимость», указать актуальную стоимость ОС;

2) Создать документ «Операция (ЕПС)» - Дт 604.15 Кт 603.22, на сумму разницы стоимости объекта ОС с тем, чтобы на счете 604.15 по данному объекту, сформировалась актуальная стоимость.

3) Скорректировать данные регистра "Учетные данные ОС (НФО)".

4) Если неучтенный объект ОС готов к использованию (или используется на дату выявления при инвентаризации неучтенного объекта), после фиксации наличия этого объекта в системе документом «Инвентаризация ОС (ЕПС)», нужно зафиксировать в системе факт принятия к учету ОС.

IV. В системе выявлена недостача объекта ОС.

В этом случае, табличная часть «Основные средства» документа «Инвентаризация ОС (ЕПС)», будет содержать только признак «Наличие по данным учета».

Для актуализации данных в регистрах системы, необходимо зафиксировать в системе выбытие недостающего ОС.

После того, как формирование документа «Инвентаризация ОС (ЕПС)» завершено, есть возможность из формы документа, либо из формы списка документов «Инвентаризация ОС (ЕПС)», при использовании кнопки «Печать», сформировать печатные формы следующих видов:

• Инвентаризационная опись ОС (ИНВ-1) – печатная форма для оформления результатов проверки наличия ОС. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств;

• Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22) – это бланк решения руководителя компании о проведении инвентаризации;

• Сличительная ведомость (ИНВ-18) – используется для отражения расхождений между итогами проведенной инвентаризации ОС и данными, имеющимися в распоряжении бухгалтерии. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах. Один из них передается в бухгалтерию, второй – в распоряжение материально-ответственных лиц.

Важно: Необходимо помнить о необходимости налогового обложения выявленных излишков ОС и учесть положительный результат проведения инвентаризации в составе доходов при заполнении отчета по налогу на прибыль.