Инвентаризация товаров (ЕПС)

Проведение инвентаризации – это сравнение фактического наличия материальных ценностей компании с данными, отраженными в документах. Инвентаризация товаров служит наиболее действенным средством для выявления возможных ошибок при учете товара, потерь от порчи и хищения.

Сроки, в которые должна пройти сверка, а также порядок ее выполнения определяется руководителем организации.

В подсистеме «Ортикон.НФО», регистрация данных инвентаризации товаров производится при помощи документа «Инвентаризация товаров (ЕПС)».

Для доступа к форме списка документов «Инвентаризация товаров (ЕПС)», используется меню командного интерфейса «Управление инвестициями (ЕПС)» -> «Инвентаризация товаров (ЕПС)»:

Для создания нового документа инвентаризации, используется опция «Создать» на форме списка:

На форме документа «Инвентаризация товаров (ЕПС)», обязательными для заполнения являются следующие реквизиты:

• Организация;

• Склад – есть возможность указать склад, в котором производится инвентаризация товаров, подбором элемента из справочника «Склады»;

• МОЛ – имеется возможность указать материально ответственное лицо объектов инвентаризации, подбором элемента из формы списка справочника «Физические лица».

Кроме этого, необходимо заполнить данные на трех закладках – «Товары», «Проведение инвентаризации», «Инвентаризационная комиссия».

На закладке «Инвентаризационная комиссия» заполнение табличной части производится подбором элементов из справочника «Физические лица» - при использовании кнопок «Добавить», «Подбор»:

На закладке «Проведение инвентаризации» необходимо заполнить следующие данные:

• Период проведения инвентаризации, например, с 01.01…. по 31.12….;

• Данные документа, на основании которого производится инвентаризация – вид, номер, дата;

• Причина инвентаризации.

На закладке «Товары» имеются три кнопки – «Добавить», «Заполнить», «Подбор».

Кнопки «Добавить» и «Подбор» служат для заполнения табличной части вручную.

При использовании опции «Заполнить» -> «Остатками по складам», система автоматически заполняет табличную часть имеющимися в наличии (по данным системы) материальными запасами. Колонка «Кол-во учет» для таких объектов заполняется автоматически.

Ответственному за проведение инвентаризации лицу (лицам), необходимо проверить фактическое наличие объектов и соответствие их стоимостного выражения данным системы (используется опция «Заполнить» -> «Остатками по складам»).

В системе предусмотрены следующие сценарии результатов инвентаризации:

I. Полное соответствие фактической стоимости и фактического количества товаров данным системы. В этом случае, данные в колонке «Кол-во факт» будут соответствовать данным в колонке «Кол-во учет». Записей по регистрам учета системы производить не нужно.

II. В системе выявлены излишки (неучтенные материальные запасы).

В этом случае, табличная часть «Товары» документа «Инвентаризация товаров (ЕПС)», будет содержать расхождение между колонками «Кол-во факт» и «Кол-во учет». Колонка «Отклонение» будет заполнена положительной разницей этих реквизитов.

Для отражения в учете выявленных при инвентаризации имущества неучтенных объектов, необходимо, по данным инвентаризации, сформировать в системе запись по регистру бухгалтерии (ЕПС) вручную, при помощи документа «Операция (ЕПС)».

III. В системе выявлена недостача объекта ОС.

В этом случае, табличная часть «Товары» документа «Инвентаризация товаров (ЕПС)», будет содержать расхождение между колонками «Кол-во факт» и «Кол-во учет». Колонка «Отклонение» будет заполнена отрицательной разницей этих реквизитов.

Для отражения в учете выявленных при инвентаризации имущества недостающих объектов, необходимо, по данным инвентаризации, сформировать в системе запись по регистру бухгалтерии (ЕПС) вручную, при помощи документа «Операция (ЕПС)».

После того, как формирование документа «Инвентаризация ОС (ЕПС)» завершено, есть возможность из формы документа, либо из формы списка документов «Инвентаризация ОС (ЕПС)», при использовании кнопки «Печать», сформировать печатные формы следующих видов:

• Инвентаризационная опись ОС (ИНВ-3) – печатная форма для оформления результатов проверки соответствия фактического наличия материальных ценностей, в местах хранения организации, данным бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовую продукцию составляются соответствующие акты;

• Инвентаризация товаров на складе – печатная форма для документированного подтверждения фактического наличия материальных ценностей компании;

• Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22) – это бланк решения руководителя компании о проведении инвентаризации;

• Сличительная ведомость (ИНВ-19) – используется для отражения расхождений между итогами проведенной инвентаризации ОС и данными, имеющимися в распоряжении бухгалтерии. В этой печатной форме содержится информация только о тех ТМЦ, по которым обнаружены расхождения. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах. Один из них передается в бухгалтерию, второй – в распоряжение материально-ответственных лиц.